Comment les PME & Startups gèrent-elles leurs salaires en Suisse ?

En Suisse, une PME ou une Startup a deux possibilités pour gérer ses salaires.

• Travailler avec un comptable
• Faites-le vous-même

Travailler avec un comptable

Ceux qui travaillent avec un comptable externalisent le processus de paie. Ils devront cependant rassembler toutes les informations relatives à la paie pour que le comptable puisse tout mettre en place. Attention, travailler avec un comptable ne signifie pas nécessairement que vous faites moins de travail. Vous devrez toujours recueillir toutes les informations pour le comptable afin qu'il puisse établir la paie. Vous devrez également signaler chaque mois tout changement provenant des employés, comme les dépenses, les indemnités, la naissance d'un enfant et autres.

Une fois toutes les informations recueillies par la PME et envoyées par courriel ou en PDF, le comptable les saisit à nouveau dans son logiciel de paie, généralement une solution logiciel pour grande entreprise comme Abacus ou Microsoft Dynamics, pour laquelle la PME n'a pas d'accès direct. L'absence d'accès direct signifie que toute modification apportée à la paie doit être signalée au comptable par courrier électronique ou par des documents partagés, afin que le comptable puisse la saisir à nouveau dans son logiciel de paie.

Dans certains cas, une PME utilisera une solution de paie plus conviviale comme Bexio ou Klara. D'après notre expérience, une PME aura toujours besoin d'aide pour utiliser ces solutions plus "conviviales", en particulier lorsqu'il s'agit du processus d'intégration et de la configuration de la paie des nouveaux employés. C'est là qu'un comptable interviendra pour configurer la paie d'une entreprise sur Bexio.

Une fois que la PME est configurée sur Bexio, s'il y a des changements importants, comme un remboursement d'assurance ou l'arrivée d'un nouvel employé qui a un permis B, le comptable devra à nouveau intervenir pour sélectionner la bonne rubrique ou saisir le bon code de retenue à la source. Il n'y a pas de logique intégrée dans Bexio pour guider la PME dans la sélection des rubriques, le rôle du comptable reste donc très important. Il est très important qu'une PME sache quelle(s) rubrique(s) sélectionner dans Bexio pour chaque cas spécifique, sinon cela entraîne des inexactitudes dans la paie. La sélection d'une mauvaise rubrique peut entraîner une correction en fin d'année, ce qui peut être pénible. C'est la raison pour laquelle la plupart des PME préfèrent faire appel à un comptable lors de la mise en place d'un nouvel employé ou de la création de leur entreprise dans leur logiciel de paie.

N'oubliez pas que chaque fois que vous faites appel à un comptable, le compteur tourne. Un comptable facturera en moyenne entre 35 et 60 CHF par employé et par mois pour gérer votre paie. Cela n'inclut pas les coûts de création de l'entreprise, d'intégration des employés et de mutations, qui peuvent être facturés sur une base horaire ou dans le cadre d'un forfait mensuel. Les frais de comptable s'ajoutent à tous les frais qu'une PME doit supporter pour être sur Bexio ou un autre logiciel de paie.

Certaines PME pensent que les coûts sont assez élevés, mais en réalité, le comptable essaie juste de rentrer dans ses frais en gérant les salaires d'une PME. Le comptable gagne de l'argent sur les services supplémentaires qu'il fournit et la gestion des salaires n'est qu'une tâche administrative qu'il entreprend afin de garder le client pour les services à valeur ajoutée.

Faites-le vous-même

L'autre option consiste pour une PME à le faire elle-même. Mais il peut être assez délicat de traduire les polices d'assurance et d'ajouter les bons taux dans votre logiciel de paie ou d'identifier la bonne rubrique si un employé tombe malade. Voici un aperçu de ce qui est nécessaire pour les PME suffisamment courageuses pour mettre en place leur propre système de paie sans comptable et le gérer mensuellement.

Les informations types dont vous avez besoin pour configurer votre paie sont énumérées ci-dessous :

1. Informations sur l'entreprise (IDE, formation juridique, adresse, etc.)
2. Polices d'assurance-accidents
3. Polices d'assurance maladie journalière
4. Police d'assurance supplémentaire (facultatif)
5. Politique de retraite
6. Informations sur les employés pour chaque employé
7. Politiques de l'entreprise (horaires de travail, vacances, etc.)

Nous les abordons plus en détail dans notre article "Comment établir et gérer soi-même ses salaires en tant que PME en Suisse ?" Une fois que la PME dispose de toutes les informations, il est judicieux de choisir un logiciel de paie qui est SwissDec certifié. La certification SwissDec signifie simplement que le logiciel de paie couvre tous les cas d'utilisation possibles en Suisse, de sorte qu'il n'y aura pas d'erreurs dans le calcul de vos salaires. Quelques exemples de logiciels de paie SwissDec sont Bexio, Klara et de notre produit backend Mega Salaries d'Earny.

Pour finir

Qu'une PME choisisse de s'occuper de la paie elle-même ou de la confier à un comptable, une chose est claire : elle doit consacrer du temps à la mise en place de la paie et à son suivi mensuel pour détecter tout changement.

Chez Earny, nous pensons que les PME et les comptables ne devraient pas consacrer de temps à des tâches administratives qui les empêchent de développer leur activité. Nous croyons en une configuration simple de la paie et en un pilote automatique de la paie où tout changement doit être signalé par les employés eux-mêmes et pris en compte dans le prochain cycle de paie de manière transparente.

L'avenir de la paie est prometteur. Pour ceux qui sont intéressés, suivez-nous sur LinkedIn ou contactez-nous pour faire partie de la révolution.